Weźmy przykładowy salon kosmetyczny z trzema stanowiskami. Klientki piszą na Instagramie, WhatsAppie i Messengerze, część dzwoni, a odpowiedzi na wiadomości powstają między zabiegami albo wieczorem. Poniżej opisujemy, jak w takim miejscu wygląda praca z Odrią — recepcją online i asystentem, który zbiera rozmowy, pomaga na nie odpowiadać i pilnuje kalendarza.

Problem: rozmowy w trzech aplikacjach, kalendarz w czwartej

W małym salonie nikt nie siedzi na stałe przy recepcji. Pytanie o cenę henny brwi czeka na Instagramie, prośba o przełożenie wizyty na WhatsAppie, a ktoś na Messengerze pyta, czy jest jeszcze wolne miejsce w sobotę. Każda z tych wiadomości wymaga zajrzenia do cennika i kalendarza, a odpowiedź udzielona po kilku godzinach często przychodzi za późno — klientka umówiła się już gdzie indziej.

Jedna skrzynka na wszystkie kanały

Odria zbiera wiadomości z WhatsAppa, Instagrama, Messengera i czatu na stronie salonu w jednej skrzynce. Zespół nie przełącza się między aplikacjami, a każda rozmowa jest powiązana z kartą klientki i jej historią wizyt. Na stronie pomocy opisaliśmy, jak wygląda podłączenie WhatsAppa do skrzynki Odrii, a osobno — zasada 24 godzin, którą Meta stosuje w komunikatorach i która wpływa na to, kiedy salon może napisać pierwszy.

Szkice odpowiedzi przygotowuje AI, wysyła człowiek

Gdy przychodzi wiadomość, asystent rozpoznaje, o co chodzi, sprawdza cennik, godziny otwarcia, historię klientki i wolne terminy, a potem przygotowuje odpowiedź w języku, w którym klientka napisała. Domyślnie nic nie wychodzi bez kliknięcia „Wyślij” — osoba z zespołu czyta szkic, poprawia go albo wysyła od razu.

Salon może później pozwolić asystentowi samodzielnie odpowiadać na wybrane, bezpieczne typy pytań, na przykład o ceny czy godziny otwarcia. Niektóre tematy zawsze trafiają do ręcznej odpowiedzi: pytania zdrowotne, reklamacje, obietnice efektów zabiegu i dane wrażliwe. Szczegóły opisuje strona jak AI w Odrii przygotowuje odpowiedzi i kiedy zostawia je do przeglądu.

Z rozmowy prosto do kalendarza

Kiedy klientka w rozmowie zgadza się na termin, Odria tworzy szkic wizyty, który salon zatwierdza jednym kliknięciem. Potwierdzenie trafia do klientki tym samym kanałem, którym pisała ostatnio. Jeśli zabieg wymaga kilku spotkań — na przykład seria zabiegów co cztery tygodnie — można od razu zapisać całą serię wizyt. Jak działa sam terminarz, pokazuje opis kalendarza wizyt w Odrii.

Rezerwacje po godzinach pracy salonu

Każdy salon dostaje własną wizytówkę online: z opisem, godzinami otwarcia, kontaktem, cennikiem usług i rezerwacją. Klientka wybiera zabieg, opcjonalnie konkretną osobę z zespołu, i dostaje propozycje terminów. Rezerwacja czeka na potwierdzenie salonu, więc kalendarz pozostaje pod kontrolą zespołu. Gdy pasującego terminu nie ma, klientka może zapisać się na listę oczekujących.

Wizytówka ma też wbudowany czat i plakat z kodem QR do powieszenia przy recepcji lub w witrynie. Więcej o tym w opisach wizytówki salonu w Odrii oraz rezerwacji online przez wizytówkę.

Odwołana wizyta nie musi oznaczać pustego fotela

Gdy ktoś odwołuje wizytę, Odria może powiadomić o wolnym terminie klientki, którym ten termin pasuje — w tym osoby z listy oczekujących, zapisane z wizytówki, dodane ręcznie albo zaproponowane przez asystenta. Zobacz, jak działa powiadamianie klientek o zwolnionym terminie i lista oczekujących na wolny termin.

Przypomnienia tam, gdzie naprawdę są potrzebne

Zamiast wysyłać przypomnienie każdemu, Odria kieruje je przede wszystkim do nowych klientek, do osób z większym ryzykiem nieobecności i przy droższych zabiegach. Ryzyko ocenia prosta heurystyka oparta na historii wizyt — to podpowiedź dla zespołu, a nie wyrok. Jeśli wiadomości nie da się doręczyć przez komunikator, przypomnienie może pójść e-mailem. Opis znajdziesz na stronach przypomnienia o wizycie w Odrii oraz jak Odria szacuje ryzyko nieobecności.

Klientki, które dawno nie wróciły

Codziennie Odria przygotowuje listę klientek, które zwykle wracały, a od dłuższego czasu się nie umówiły. Przy każdej osobie zespół ma cztery możliwości: zadzwonić, wysłać wiadomość na podstawie szkicu przygotowanego przez AI, oznaczyć kontakt jako wykonany albo wybrać „Nie tym razem” — wtedy klientka wraca na listę dopiero po 14 dniach. Tak działa rebooking, czyli zapraszanie klientek z powrotem.

Do większych grup — na przykład przed sezonem na konkretny zabieg — salon może wysłać kampanię, której treść szkicuje asystent. Każda wiadomość marketingowa zawiera link do wypisania się. Zobacz, jak działają kampanie przygotowywane z pomocą AI.

Start bez przepisywania kartoteki

Salon z wieloletnią historią ma zwykle klientki w Excelu, w kontaktach telefonu albo w papierowej kartotece. Odria importuje dane z każdego z tych źródeł, także ze zdjęcia kart. Cennik można wczytać ze zdjęcia, a wizyty z papierowego kalendarza — ze zdjęć kartek. Krok po kroku opisuje to import klientów do Odrii.

Nie tylko salony kosmetyczne

Ten sam schemat sprawdza się wszędzie, gdzie praca opiera się na umówionych wizytach: u fryzjerów, w studiach masażu i tatuażu oraz w gabinetach fizjoterapii. Część automatyzacji, m.in. przypomnienia i wysyłki rebookingu, zależy od planu — opisuje to zestawienie planów Odrii. Pełną listę automatyzacji zawiera strona jak działa Odria — funkcje i automatyzacje, a różnice wobec popularnych systemów rezerwacji — porównanie Odrii z Booksy i Fresha.